1. Par mums
RB Rail AS, reģ. Nr. 40103845025, juridiskā adrese: Satekles iela 2B, Rīga, LV-1050, Latvija (turpmāk – RB Rail vai mēs/mūsu) uzdevums un mērķis ir īstenot jaunu dzelzceļa infrastruktūras projektu, kas integrētu Baltijas valstis Eiropas dzelzceļa tīklā (turpmāk – Projekts). Lai nodrošinātu Projekta īstenošanu un tā izpildes kontroli, RB Rail ir nepieciešams veikt savu sadarbības partneru, piesaistīto ekspertu, piesaistīto apakšuzņēmēju un citu personu personas datu apstrādi. Tas nozīmē, ka RB Rail funkciju pildīšana neizbēgami ir saistīta arī ar personas datu ievākšanu, strukturēšanu, glabāšanu u.c. personas datu apstrādes veidiem. Piemēram, lai varētu īstenot Projektu, tiek rīkotas publisko iepirkumu procedūras un, lai RB Rail spētu izvērtēt iesniegtos piedāvājumus, mums ir nepieciešams apstrādāt personu datus, kas saistīti ar piedāvājumu iesniedzēju un piesaistīto ekspertu identitāti, kvalifikāciju, kontaktinformāciju utt.
RB Rail informē, ka Vispārīgās datu aizsardzības regulas (Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679) (turpmāk – GDPR) izpratnē, RB Rail ir uzskatāma par pārzini tādos gadījumos, kad RB Rail ir pieņēmusi lēmumu par personas datu apstādi, t.i., kad RB Rail ir izlēmusi kāpēc un kā Jūsu personas dati ir apstrādājami (RB Rail ir izvēlējusies kāds būs personas datu apstrādes nolūks un līdzekļi).
2. RB Rail privātuma politikas mērķis
Šīs privātuma politikas mērķis ir pēc iespējas skaidrāk un saprotamāk informēt Jūs par Jūsu tiesībām un to kā un kāpēc RB Rail izmanto Jūsu personisko informāciju, t.i., personas datus.
RB Rail paskaidro, ka personas dati ir jebkāda informācija, kas var tikt izmantota, lai identificētu fizisku personu. RB Rail veic atbilstošus pasākumus, lai nodrošinātu, ka Jūsu personas dati ir drošībā, un lai nodrošinātu to, ka Jūsu personas datu apstrāde notiktu atbilstoši spēkā esošajiem, personas datu aizsardzību realizējošajiem tiesību aktiem. RB Rail ir apņēmusies aizsargāt Jūsu personisko informāciju no neautorizētas pieejas vai izpaušanas un ievērot konfidencialitāti visos procesos, kas ir RB Rail pārziņā.
RB Rail ir svarīgi nodrošināt pārredzamību, apstrādājot Jūsu personas datus, tādēļ RB Rail turpmāk šajā privātuma politikā ir norādījusi iespējamos Jūsu personas datu apstrādes nolūkus un pamatus. Šī privātuma politika ļauj Jums uzzināt arī to kādus personas datus RB Rail var iegūt par Jums un to kā RB Rail tos izmantos. Tāpat šajā privātuma politikā ir iekļauta informācija par to kādas ir Jūsu tiesības un to, kā Jūs varat sazināties ar RB Rail, lai iegūtu papildu informāciju par Jūsu personas datu apstrādi un Jums piemītošo tiesību izmantošanas aspektiem.
RB Rail var būt nepieciešamība aktualizēt privātuma politiku, tomēr RB Rail vietnē https://www.railbaltica.org/ vienmēr tiks publicēta aktuālā privātuma politikas versijas, kas būs pieejamas ikvienam jebkurā laikā.
3. Kādus personas datus RB Rail apstrādā?
Lai nodrošinātu RB Rail funkciju izpildi, mums var rasties nepieciešamība apstrādāt Jūsu personas datus, piemēram, Jūsu personas datu apstrāde var tikt veikta šādu iemeslu dēļ:
|
NOLŪKS |
PERSONAS DATU KATEGORIJAS |
TIESISKAIS PAMATS |
|
Komunikācijas nodrošināšana: jautājumu, ierosinājumu, sūdzību un citas informācijas apkopošana un apstrāde, lai sagatavotu atbildes un nodrošinātu komunikāciju ar adresātu/iesniedzēju. Komunikācija var notikt, izmantojot e‑pastu, pastu, tālruni vai klātienē (galvenokārt, atkarībā no veida, kā Jūs sazinieties ar RB Rail). |
Vārds, uzvārds, kontaktinformācija, cita personīgā informācija, kas ietverta jautājumā, ierosinājumā vai sūdzībā. |
Datu subjekta piekrišana – persona ar savu aktīvo rīcību iesniedz minēto informāciju RB Rail. Tāda juridiskā pienākuma izpilde, kas attiecas uz RB Rail (piemēram, atbilde uz datu subjekta pieprasījumu saskaņā ar GDPR noteiktajām prasībām). RB Rail leģitīmās intereses nodrošināt saziņu ar personu (gadījumos, ja nepastāv attiecīgs juridisks pienākums, ko nosaka tiesību akts).
|
|
Dažādu dokumentu saskaņošana: Galvenokārt, saskaņā ar normatīvo aktu prasībām, Projekta realizēšanas procesā ir nepieciešams saskaņot dažādus tehniskos risinājumus un dokumentus ar fiziskajām personām. |
Vārds, uzvārds, kontaktinformācija, dzīvesvietas adrese, dati par īpašumtiesībām, cita personīgā informācija, kas saistīta ar konkrēto mērķa sasniegšanu. |
Galvenokārt, Personas datu apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz pārzini attiecināmus juridiskus pienākumus, kas minēti ar būvniecību saistītos normatīvajos aktos. Atsevišķos gadījumos šāda apstrāde var tikt pamatota arī ar RB Rail leģitīmajām interesēm. |
|
Sankciju pārbaude: Saskaņā ar Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likuma prasībām, RB Rail ir pienākums ievērot un izpildīt starptautiskās un nacionālās sankcijas. Cita starpā tas nozīmē, ka RB Rail ir jāveic savu darījuma partneru izpēte, lai pārliecinātos, ka pret konkrēto personu nav piemērotas starptautiskās vai nacionālās sankcijas. |
Vārds, uzvārds, dzimšanas dati, personas kods un citi dati, kas ļauj identificēt sasaisti ar konkrēto personu. |
Personas datu apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz pārzini attiecināmus juridiskus pienākumus, kas minēti normatīvajos aktos, kas regulē sankciju piemērošanu un uzraudzību. |
|
Lietvedības organizācija: dokumentācijas, izejošās un ienākošās korespondences, līgumu u.tml. uzskaite un glabāšana. |
Dokumentācija, korespondence, līgumi, var saturēt dažādus personas datus, piemēram, kontaktinformāciju, dzimšanas datus, vārdu, uzvārdu utt. |
Atkarībā no dokumentācijas tipa tā var tikt glabāta, lai īstenotu RB Rail leģitīmās intereses, piemēram, lai aizstāvētu RB Rail intereses tiesā, vai lai izpildītu uz RB Rail attiecināmu juridisku pienākumu. |
|
Semināru, pasākumu, hakatonu u.tml.: dažāda veida RB Rail rīkoto vai atbalstīto pasākumu norises nodrošināšana. Ja pasākumi tiks fotografēti vai ierakstīti, Jūs par to tiksiet informēts papildus. |
Atkarībā no pasākuma tipa, pieteikums dalībai var saturēt dažādus personas datus piemēram, vārdu, uzvārdu, dzimšanas datus, kontaktinformāciju, informāciju par pārstāvēto organizāciju u.c.). Iespējams, pasākuma ietvaros var tikt uzņemtas fotogrāfijas un video ieraksti no pasākuma. |
Piekrišana – persona aktīvi iesniedz pieteikumu un piekrīt personas datu apstrādei. Leģitīmā interese – sabiebrības informēšana par RB Rail darbību un RB Rail atpazīstamības veicināšana. |
|
Ieraksti par aktualitātēm: mārketinga un sabiedrības informēšanas nolūkā var tikt sagatavoti ieraksti par RB Rail organizētajiem vai sponsorētiem pasākumiem, semināriem un aktivitātēm. Ieraksti tiek publicēti RB Rail mājaslapā un/vai sociālajos tīklos, piemēram, Facebook. |
RB Rail sagatavotie ieraksti var ietvert pasākumu dalībnieku un/vai apmeklētāju fotogrāfijas, videoierakstus, vārdus, uzvārdus u.tml. |
Leģitīmā interese – sabiebrības informēšana par RB Rail darbību un RB Rail atpazīstamības veicināšana. |
|
Konkursi: mārketinga un sabiedrības informēšanas nolūkā var tikt organizēti konkursi, kuru rezultāti tiek publicēti. |
Piemēram, konkursa dalībnieku un/vai uzvarētāju fotogrāfijas, vārdi, uzvārdi u.c. informācija atbilstoši konkursa nolikumam / noteikumiem. |
Dalībnieku izteikta piekrišana, piedaloties konkursā. RB Rail leģitīmās intereses izskatīt saņemtās sūdzības, ja tādas saņemtas saistībā ar konkursiem. |
|
Komerciālie paziņojumi interesentu informēšana par mūsu jaunumiem un aktualitātēm, kas saistās ar mūsu darbību. |
E-pasts, vārds, uzvārds, dati par Jūsu pārstāvēto organizāciju un esošo amatu. |
Piekrišana – persona aktīvi piesakās komerciālo ziņu saņemšanai. Jūs varat atteikties no komerciālo paziņojumu saņemšanas jebkurā laikā, nospiežot attiecīgo saiti e-pastā vai rakstot mums uz [email protected] . |
|
Videonovērošana: RB Rail veic videonovērošanu, apstrādājot datu subjektu personas datus, kad tie atrodas RB Rail pārraudzībā esošajā teritorijā un telpās, lai nodrošinātu pret īpašumu vērstu noziedzīgu nodarījumu novēršanu, atklāšanu, un pierādījumu saglabāšanu. Vietās, kurās tiek veikta videonovērošana, RB Rail ir uzstādījusi brīdinājuma zīmes par videonovērošanu. |
Videouzņēmums. |
RB Rail likumīgā interese uz fiziskās drošības pārvaldību, un incidentu izmeklēšanu (ieskaitot īpašuma aizsardzību un savu interešu aizstāvību tiesā). |
|
Iepirkumi: RB Rail darbības nodrošināšanā publiskam iepirkumam ir svarīga nozīme, jo tas palīdz izvēlēties sadarbības partnerus atklātā, pārredzamā, samērīgā un nediskriminējošā veidā, izvairoties no interešu konfliktiem, vienlaikus nodrošinot līdzekļu efektīvu izmantošanu. RB Rail sadarbojas ar preču, pakalpojumu un būvdarbu piegādātājiem, ievērojot brīvas konkurences un taisnīgas attieksmes principus. Vairāk mūsu politikā šeit. RB Rail nodrošina elektronisku piekļuvi iepirkumu plāniem un iepirkumu dokumentiem, nodrošinot informācijas apmaiņu ar piegādātājiem un piedāvājumu iesniegšanu Elektronisko iepirkumu sistēmā – https://www.eis.gov.lv/EIS/ |
Informācija par kandidāta/pretendenta darbiniekiem (vārds, uzvārds, darba pieredze, atbilstošā izglītība u.tml.), kas apliecina kandidāta/pretendenta atbilstību konkursa prasībām. |
Tādu juridisko pienākumu izpilde, kas minēta Publisko iepirkumu likumā un citos ar publiskajiem iepirkumiem saistītajos normatīvajos aktos. RB Rail leģitīmās intereses, kas saistītas ar to lai nodrošinātu dažādu ar iepirkuma procesu saistītu darbību veikšanu (ja nepastāv attiecīgs juridisks pienākums, kas noteikts tiesību aktos). |
|
Personāla vadības nodrošināšanai: personāla atlases procesa organizēšanai un nodrošināšanai, darba tiesisko attiecību nodibināšanai u.tml. |
Lūdzam aplūkot: Kandidāta personas datu apstrādes politiku (https://www.railbaltica.org/lv/par-projektu/kandidata-personas-datu-apstrades-politika/) |
|
4. Kam Jūsu personas dati var tikt nodoti?
Jūsu personas dati var tikt nodoti:
A. Pakalpojumu sniedzējiem un sadarbības partneriem
Lai spētu izpildīt mums uzliktos pienākumus un lai nodrošinātu Projekta īstenošanu un tā uzraudzības kontroli, mums var būt nepieciešams sniegt informāciju un Jūsu personas datus mūsu sadarbības partneriem.
Mēs rūpīgi pārbaudām visus pakalpojuma sniedzējus, kas Jūsu vārdā un uzdevumā apstrādā Jūsu personas datus. Mēs izvērtējam, vai sadarbības partneri (personas datu apstrādātāji) pielieto atbilstošus drošības pasākumus, lai Jūsu personas datu apstrāde notiktu atbilstoši mūsu uzdevumiem, norādījumiem, instrukcijām un normatīvā regulējuma prasībām. Šie uzņēmumi nav tiesīgi Jūsu personas datus izmantot kādiem citiem mērķiem, izņemot tiem kādus esam definējuši mēs.
Ja Jums ir nepieciešama informācija par mūsu sadarbības partneriem, aicinām sazināties ar RB Rail.
B. Tiesību aizsardzības iestādēm, valsts un pašvaldību iestādēm
Lai pildītu likumu pienākumus, mēs varam nodot Jūsu personas datus tiesību aizsardzības iestādēm (piemēram, policijai), kā arī valsts un pašvaldību iestādēm pēc to pieprasījuma. Mēs varam nodot Jūsu personas datus arī tiesību aizsardzības iestādēm (piemēram, tiesām), kā arī valsts un pašvaldību iestādēm, lai aizstāvētu mūsu juridiskās intereses, sastādot, iesniedzot un aizstāvot juridiskas prasības.
Papildu iepriekš minētajam, vēlamies uzsvērt, ka Jūsu personas dati netiek apstrādāti valstīs, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas teritorijas.
5. No kādiem avotiem RB Rail iegūst personas datus?
Ir dažādi veidi kā RB Rail varētu iegūt Jūsu personu datus. Visizplatītākie no tiem ir turpmāk uzskaitītie:
A. RB Rail var iegūt Jūsu personas datus tieši no Jums kā datu subjektiem, piemēram:
- saņemot no Jums un izskatot Jūsu iesūtītos jautājumus, priekšlikumus, pieteikumus un sūdzības;
- ar Jūsu piekrišanu mēs iegūstam personas datus no Jums informatīvajos semināros, konferencēs, diskusijās, “hakatonos” u.tml.
B. RB Rail varētu iegūt Jūsu personas datus no EIS (elektroniskā iepirkumu sistēma), piemēram:
- saņemot iepirkuma dokumentus, ko kandidāts/pretendents iesniedz EIS sistēmā.
C. Personas dati var tikt radīti dažādu procesu rezultātā, piemēram:
- personas dati tiek radīti veicot darbības, kas nepieciešamas, lai realizētu Projektu;
- personas dati tiek radīti brīdī, kad apmeklējiet RB Rail telpas (videonovērošanas rezultātā);
- personas dati tiek radīti izmantojot sīkdatnes brīdī, kad apmeklējat RB Rail AS interneta vietnes.
D. Jūsu personas dati var tikt saņemti no mūsu sadarbības partneriem, ja tam ir leģitīms mērķis un tiesiskais pamats, piemēram:
- gadījumos, kad mūsu sadarbības partneris ir norādījis Jūs kā tā kontaktpersonu.
E. Personas dati tiek iegūti no publiskajiem un privātajiem reģistriem, piemēram:
- RB Rail noteiktos gadījumos var iegūt datus no publiskiem reģistriem un datu bāzēm, piemēram, no Zemesgrāmatu reģistra, Komercreģistra, Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes uzturētā Fizisko personu reģistra, u.c.
6. Cik ilgi Jūsu personas dati tiek glabāti?
Personas dati tiek glabāti līdz:
- ar normatīvo regulējumu noteiktā pienākuma izpildei (piemēram, izpildot normatīvajos aktos noteiktās grāmatvedības prasības vai, piemēram, lai izpildītu Latvijas Publisko iepirkumu likumā noteiktās prasības (ir noteikts, ka publisko iepirkumu dokumentu glabāšanas termiņš ir 10 gadi)).
- ja apstrāde notiek, pamatojoties uz piekrišanu, personas dati tiek apstrādāti tik ilgi, kamēr sniegtā piekrišana ir spēkā un tā nav atsaukta;
- brīdim, kad ir sasniegts datu apstrādes mērķis, ja apstrāde tiek veikta, pamatojoties uz citiem GDPR noteiktajiem juridiskajiem pamatiem.
Ilgāks personas datu uzglabāšanas laiks ir vienmēr ir pieļaujams, lai izpildītu normatīvā regulējuma prasības, piemēram, par dokumentu vai informācijas glabāšanas minimālo termiņu vai arī lai aizsargātu RB Rail likumīgās intereses, piemēram, tiesvedību gadījumā.
Videonovērošanas ieraksti tiek glabāti ne ilgāk par 30 dienām. Ieraksti tiek dzēsti automātiski hronoloģiskā secībā no ieraksta brīža. Atsevišķi ieraksti var tikt saglabāti ilgāku laika periodu, ja tas ir nepieciešams noteiktu mērķu sasniegšanai, piemēram, incidentu un likumpārkāpumu izmeklēšanas mērķiem.
Kad vairs nav pamata personas datu apstrādei (ieskaitot glabāšanai), RB Rail drošā veidā izdzēsīs Jūsu personas datus vai pārveidos to tā, lai tos vairs nevarētu sasaistīt ar Jums.
7. Kā RB Rail aizsargā Jūsu personas datus?
RB Rail nodrošina, pastāvīgi pārskata un uzlabo aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu Jūsu personas datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas, izmainīšanas vai iznīcināšanas. Lai to īstenotu, RB Rail pielieto mūsdienu tehnoloģijas, tehniskos un organizatoriskos mērus, t.sk., izmanto ugunsmūrus, antivīrusu programmas, šifrēšanu.
Tomēr RB Rail rekomendē arī Jums ievērot vispārējos ierīču un interneta lietošanas drošības noteikumus, kā arī Jūsu privāto datu (it īpaši personu apliecinošo dokumentu) aizsardzības un glabāšanas prasības. RB Rail nav atbildīga par nesankcionētu piekļuvi Jūsu personas datiem un/vai datu zudumu, ja tas noticis Jūsu vainas vai nolaidības dēļ.
Jūsu personas datu drošības incidenta gadījumā, ja tas radīs iespējami augstu risku Jūsu tiesībām un brīvībām, mēs nekavējoties paziņosim par to Jums, ja tas būs iespējams, vai informācija tiks publiskota mūsu mājaslapā, vai citādā iespējamā veidā.
8. Jūsu tiesības personas datu aizsardzības jomā
Normatīvie akti datu aizsardzības jomā piešķir Jums vairākas tiesības ietekmēt Jūsu personas datu apstrādi. Lai šīs tiesības īstenotu, lūdzu, iesniedziet RB Rail rakstveida iesniegumu: a) klātienē RB Rail telpās (līdzi jāņem pase vai ID karte); vai b) nosūtot ar drošu elektronisku parakstu un laika zīmogu parakstītu iesniegumu uz [email protected].
Pēc iesnieguma saņemšanas RB Rail Jūs identificēs, proti, pārliecināsies, ka Jūs esat tā pati persona, par kuru uzdodaties un kura ir iesniegusi iesniegumu, un sniegs Jums atbildi ne ilgāk kā 30 dienu laikā.
Jums kā datu subjektam ir šādas tiesības:
A. Tiesības piekļūt saviem personas datiem
Jums ir tiesības no RB Rail pieprasīt apstiprinājumu, ka RB Rail apstrādā Jūsu personas datus. Apstiprinošas atbildes gadījumā Jums ir tiesības pieprasīt informāciju par apstrādē esošajiem personas datiem.
B. Tiesības veikt personas datu labošanu
Ja uzskatāt, ka informācija par Jums, kas atrodas RB Rail pārziņā, ir nepareiza vai nepilnīga, Jums ir tiesības lūgt RB Rail to labot.
C. Tiesības atsaukt piekrišanu
Ciktāl RB Rail apstrādā Jūsu personas datus, pamatojoties uz Jūsu piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu personas datu apstrādei. Šādā gadījumā RB Rail pārtrauks apstrādāt Jūsu personas datus tam nolūkam, kādam Jūs sniedzāt savu piekrišanu. Lūdzu ņemiet vērā, ka piekrišanas atsaukšana Jums nedos tiesības apstrīdēt datu apstrādes likumīgumu, ko RB Rail ir veikusi līdz piekrišanas atsaukšanai.
D. Tiesības pieprasīt personas datu dzēšanu
Noteiktos apstākļos Jums ir tiesības lūgt RB Rail dzēst Jūsu personas datus. Tomēr, lūdzu, ņemiet vērā, ka datu dzēšana nav iespējama gadījumos, kad datu apstrāde izriet no normatīvā regulējuma. Pēc tam, kad dati vairs nav nepieciešami noteikto funkciju īstenošanai, RB Rail tos dzēš vai padara neidentificējamus kādā citā veidā.
E. Tiesības pieprasīt personas datu apstrādes ierobežošanu un izteikt iebildumu pret datu apstrādi
Noteiktos apstākļos Jums ir tiesības lūgt RB Rail ierobežot Jūsu personas datu apstrādi. Tomēr, lūdzu, ņemiet vērā, ka apstrādes ierobežošana nav iespējama gadījumos, kad datu apstrāde izriet no normatīvā regulējuma.
F. Tiesības uz datu pārnesamību
Noteiktos apstākļos Jums ir tiesības saņemt Jūsu personas datus, kas atrodas RB Rail rīcībā, vai lūgt tos nodot datus tālāk citam datu pārzinim. Šīs tiesības ietver tikai tos datus, ko Jūs esat sniedzis RB Rail, pamatojoties uz savu piekrišanu vai līgumu.
G. Tiesības vērsties datu aizsardzības iestādēs
Mēs augstu vērtējam Jūsu privātumu un lūdzam Jūs sazināties ar RB Rail, ja Jums ir kādi jautājumi vai neskaidrības saistībā ar RB Rail veikto personas datu apstrādi. Tomēr, ja Jūs uzskatāt, ka Jūsu personas dati tiek apstrādāti nepareizi vai Jūs neapmierina saņemtā atbilde, Jums ir tiesības vērsties konkrēto valsts datu aizsardzības iestādēs (Latvijā – Datu valsts inspekcijā (https://www.dvi.gov.lv/en/contacts-authority); Lietuvā – Datu valsts inspekcijā (https://vdai.lrv.lt/en/); Igaunijā – Datu aizsardzības inspekcijā (https://www.aki.ee/en).
9. Ar ko Jūs varat sazināties, ja Jums ir kādi jautājumi?
Ja Jums rodas kādi jautājumi par Jūsu personas datu apstrādi, kuru veic RB Rail, lūdzu, sazinieties ar mums, izmantojot zemāk norādīto kontaktinformāciju.
RB Rail kontaktinformācija:
RB Rail AS
Reģ. Nr. 40103845025
Juridiskā adrese: Satekles iela 2B, Rīga, LV-1050, Latvija
e-pasts: [email protected]