Šī kandidātu personas datu apstrādes politika (turpmāk tekstā – “Politika”) attiecas uz RB Rail AS, reģ. Nr. 40103845025, juridiskā adrese: Satekles iela 2b, Rīga, Latvija, LV–1050 (turpmāk tekstā – “Darba devējs”) un tādu fizisko personu, kura ir pieteikusies uz Darba devēja izsludināto vakanci (turpmāk tekstā – “Kandidāts”).
Šīs Politikas mērķis ir informēt Kandidātu par Darba devēja veikto Kandidāta personas datu apstrādi (tajā skaitā personas datu apstrādes tiesisko pamatu un mērķi), pamatojoties uz Regulas (ES) 2016/679 (turpmāk tekstā – “Vispārīgā datu aizsardzības regula”) 13. pantu un 14. pantu, kā arī informēt Kandidātu par viņam piemītošām tiesībām datu apstrādes jomā.
Pārzinis
Darba devējs informē, ka attiecībā uz Kandidāta personas datu apstrādi, kuru veic Darba devējs, Darba devējs ir uzskatāms par personas datu pārzini Vispārīgās datu aizsardzības regulas izpratnē.
Darba devēja kontaktinformācija
Par personas datu apstrādes jautājumiem ar Darba devēju var sazināties, izmantojot šādu kontaktinformāciju:
- Adrese: Satekles iela 2b, Rīga, Latvija, LV–1050;
- E-pasta adrese: [email protected]
Personas dati
Personas dati ir jebkāda informācija par identificētu vai identificējamu fizisku personu, šajā gadījumā Kandidātu. Kandidāta personas datus Darba devējs apstrādā tikai tādā apjomā, cik tas ir pamatoti nepieciešams, ievērojot spēkā esošo normatīvo aktu prasības.
Piemēram, Darba devējs varētu apstrādāt šādas personas datu kategorijas:
- Identifikācijas dati: vārds, uzvārds, personas kods, pases vai personas apliecības (ID karte) numurs;
- Kontaktinformācija: adrese, e-pasts, tālruņa numurs;
- Kvalifikāciju raksturojošie dati: izglītība, darba pieredze, CV un pieteikumā ietvertā informācija;
- Rekomendācijas: esošā vai bijušā darba devēja pārstāvja identitāte un kontaktinformācija, atsauksmes saturs;
- Atlases (testēšanas) procesā radītie dati: testu, uzdevumu, interviju rezultāti un cita atlases laikā iegūtā informācija;
- Dati, kas iegūti uzticamības pārbaužu laikā: valsts drošības iestāžu informācija par Kandidāta piemērotību amatam, kas ir nepieciešama saskaņā ar normatīvajiem aktiem un likumīgajām interesēm, kuras ir saistošas Darba devējam;
- Dati par reputācija: Kandidātu raksturojošas ziņas un ziņas par Kandidāta iepriekšējo darbību, kas ir pieejamas publiskos resursos un/vai publiskās datubāzēs, un kas ir nepieciešamas saskaņā ar Darba devējam saistošajiem normatīvajiem aktiem un likumīgām interesēm;
- Dati par sodāmību: informācija par Kandidāta sodāmību, kas nepieciešama saskaņā ar Darba devējam saistošajiem normatīvajiem aktiem un Darba devēja likumīgām interesēm (attiecībā uz ārvalstu Kandidātiem, ja informācija netiek iegūta, izmantojot valsts drošības iestādes);
- Bankas konta numurs: ja Kandidātam tiek izteikts darba piedāvājums, bankas konta numuru nepieciešams norādīt darba līguma sagatavē;
- Videoieraksts: Darba devēja telpās tiek veikta videonovērošana un tās rezultātā tiek uzglabāti videoieraksti;
- Citi dati: visi citi dati, ko Kandidāts pēc saviem ieskatiem iesniedzis atlases procesā.
Atsevišķos atlases procesos Darba devējs pārbauda arī publiski pieejamu informāciju (piemēram, SIA “Lursoft IT” – saistību ar citiem uzņēmumiem, informāciju par maksātnespēju utt., VID EDS – nodokļu parādus, SIA “Creditreform Latvija” un SIA “Paus Konsults” – informāciju par parādsaistībām, un citas datu bāzes). Ja darbā pieņemšanas process ir saistīts ar ārvalstnieku pieņemšanu darbā, Darba devējs var izmantot tiesības pieprasīt Kandidātam iesniegt izziņu par Kandidāta sodāmību.
Gadījumos, ja Kandidāts iesniedz personas datus, kas nav vajadzīgi un/vai nav atbilstoši atlases procesam (piemēram, reliģiskā pārliecība), Darba devējs iespēju robežās tos dzēš/aizklāj u.tml.
Darba devējs aicina nesniegt personas datus, kas nav nepieciešami atlases procesam, piemēram, informāciju par rasi, ādas krāsu, invaliditāti, grūtniecību un ģimenes stāvokli, informāciju par reliģisko, politisko vai citu pārliecību, informāciju par nacionālo vai sociālo izcelsmi, mantisko vai ģimenes stāvokli, seksuālo orientāciju vai citiem apstākļiem.
Galvenie personas datu apstrādes nolūki un tiesiskie pamati
| Mērķis | Personas dati | Tiesiskais pamats |
| Kandidātu atlase | Identifikācijas dati, kontaktinformācija, kvalifikāciju raksturojošie dati, rekomendācijas, atlases procesā radītie dati, citi dati |
Piekrišana: Kandidāts ar savu aktīvu darbību nosūta pieteikumu un CV vai Darba devēja leģitīmās interese pieņemt darbā personu vakantai darba vietai |
| Detalizēta Kandidātu un tā atbilstības Darba devēja noteiktajiem kritērijiem izvērtēšana |
Identifikācijas dati, kontaktinformācija, kvalifikāciju raksturojošie dati, rekomendācijas, atlases procesā radītie dati, citi dati |
Darba devēja leģitīmās intereses, piemēram, vispiemērotāko kandidātu atlase, lai nodrošinātu efektīvu darbību |
| Komunikācija ar Kandidātu |
Kontaktinformācija | Piekrišana: Kandidāts ar savu aktīvu darbību nosūta pieteikumu un piekrīt saziņai vai Darba devēja leģitīmās interese sazināties ar kandidātu, tādējādi nodrošinot darbā pieņemšanas procesa norisi |
| Sagatavot darba līgumu | Identifikācijas dati, kontaktinformācija, bankas konts |
Līguma noslēgšana un juridisku pienākumu izpilde saskaņā ar Darba likumu |
| Izpildīt normatīvo aktu prasības, attiecībā uz darbiniekiem, valdes un padomes locekļiem |
Tiesību aktos noteiktie personas dati, piemēram, sodāmība (nerezidentiem) |
Darba devēja leģitīmās intereses un juridisko pienākumu izpilde |
| Nodrošināt pret īpašumu vērstu noziedzīgu nodarījumu novēršanu un atklāšanu un pierādījumu saglabāšanu | Videoieraksts | Darba devēja leģitīmās intereses – fiziskās drošības pārvaldība, notikumu izmeklēšana |
| Lai nodrošinātu Darba devēja interesēm atbilstošu strīda atrisināšanu (ja strīds rodas starp Darba devēju un Kandidātu) | Identifikācijas dati, kontaktinformācija, kvalifikāciju raksturojošie dati, rekomendācijas, atlases procesā radītie dati, citi dati |
Darba devēja leģitīmās interese aizstāvēt savas intereses strīdu izšķiršanas iestādēs |
Personas datu saņēmēji
Darba devējs var nodot Kandidāta personas datus trešajai pusei, kas sniedz Kandidāta testēšanas, novērtēšanas, izpētes un citus personāla atlasei nepieciešamos pakalpojumus, Kandidāta bijušajiem darba devējiem, lai iegūtu informāciju par Kandidāta iepriekšējo darbību, Kandidāta profesionālajām un sociālajām kompetencēm, Darba devēja darbību uzraugošajām iestādēm, kā arī tiesību aktos paredzētajos gadījumos tiesībsargājošajām iestādēm, piemēram, Valsts policijai, valsts drošības iestādēm.
Datu nodošana uz trešajām valstīm
Darba devējs nenodod Kandidāta personas datus ārpus Eiropas Savienības/Eiropas Ekonomiskās zonas.
Datu ieguves avoti
Personas datu ieguves avoti:
- Kandidāts patstāvīgi iesniedz Darba devējam savus personas datus, piemēram, CV, pieteikuma vēstulē vai elektroniskajā sarakstē;
- Atsauksmes par Kandidātu no iepriekšējiem darba devējiem, saņemot Kandidāta iepriekšēju atļauju;
- Informācija sociālajos tīklos par Kandidāta biznesa un nodarbinātības mērķiem, piemēram, LinkedIn;
- Personāla atlases uzņēmumi;
- Publiski pieejamas datu bāzes, sociālie tīkli un citi ziņu avoti;
- Tiesībsargājošās iestādes.
Personas datu glabāšanas termiņš
Personas dati tiek glabāti līdz:
- līdz noteiktā apstrādes mērķa sasniegšanai;
- līdz brīdim, kad normatīvajos aktos noteiktais Darba devēja pienākums apstrādāt
un/vai uzglabāt datus ir izpildīts; - ja apstrāde notiek, pamatojoties uz piekrišanu, personas dati tiek apstrādāti
tik ilgi, kamēr sniegtā piekrišana ir spēkā un tā nav atsaukta.
Parasti Darba devējs saglabā Kandidāta personas datus 6 mēnešus pēc attiecīgas vakances konkursa beigām, ja vien Darba devējs un Kandidāts nav vienojušies, ka Kandidāta dati varētu tikt izmantoti arī citām vakancēm vai ja ir pamats uzskatīt, ka personas datu izmantošana būs nepieciešama, lai atrisinātu radušos strīdu.
Pēc darba tiesisko vai citu civiltiesisko attiecību nodibināšanas Kandidāta personas dati var tikt glabāti arī ilgāk un to apstrādei ir piemērojami Darba devēja iekšējie noteikumi un ārējo normatīvo aktu prasības. Piemēram:
- saskaņā ar Ministru kabineta 2018. gada 13. novembra noteikumiem Nr. 690 “Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem” dokumentu par darba tiesisko attiecību nodibināšanu, grozīšanu un izbeigšanu (rīkojuma dokumenti, darba līgumi un to grozījumi, uzteikumi un vienošanās par darba attiecību izbeigšanu), tiem pielīdzināti dokumenti un to reģistri, kas nepieciešami darba tiesisko attiecību administrēšanai glabāšanas laiks ir 75 gadi; Lietuvā Vispārīgo dokumentu glabāšanas noteikumi nosaka, ka darba līgums ir jāglabā ne mazāk kā 50 gadus pēc darba attiecību izbeigšanas; personas lietas – 10 gadus pēc darba attiecību izbeigšanas; algu uzskaites dokumenti ir jāglabā 10 gadus; Igaunijā lielākā daļa nodarbinātības dokumentu ir jāglabā 10 gadus pēc darba attiecību izbeigšanas.
- saskaņā ar Grāmatvedības likumu attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu (darba samaksu) ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem glabāšanas laiks ir 10 gadi. Lietuvā grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņš ir 10 gadi; Igaunijā saskaņā ar Likumu par Grāmatvedību līgumus, kas nepieciešami saimniecisko darījumu atspoguļošanai, jāglabā septiņus gadus, sākot no attiecīgā finanšu gada beigām.
Personas datu drošība
Darba devējs nodrošina, pastāvīgi pārskata un uzlabo aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu Kandidāta personas datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas vai iznīcināšanas. Lai to īstenotu, Darba devējs pielieto mūsdienu tehnoloģijas, tehniskas un organizatoriskas prasības, t.sk., izmantojot ugunsmūrus, antivīrusu programmas, datu šifrēšanu.
Kandidāta personas datu drošības incidenta gadījumā, ja tas radīs augstu risku Kandidāta tiesībām un brīvībām, Darba devējs nekavējoties paziņos par to Kandidātam, ja tas būs iespējams, vai informācija tiks publiskota Darba devēja Internet mājaslapā, vai publiskota citādā iespējamā veidā.
Kādi normatīvie akti ir piemērojami?
Uz Kandidāta personas datu apstrādi, kas veikta atlases laikā, ir attiecināmi šādi normatīvie akti:
- Vispārīgā datu aizsardzības regula;
- Likums par fizisko personas datu apstrādi;
- dažādas speciālās tiesību normas (piemēram, Darba likums u.tml.).
Kandidāta tiesības
Normatīvais regulējums datu aizsardzības jomā piešķir Kandidātam vairākas tiesības ietekmēt Kandidāta personas datu apstrādi. Lai šīs tiesības īstenotu, Kandidātam:
- jāiesniedz Darba devējam rakstveida iesniegumu klātienē, uzrādot Darba devējam personu apliecinošu dokumentu (pase vai personas apliecība (ID karte)) vai;
- jānosūta ar drošu elektronisko parakstu parakstītu iesniegumu uz [email protected].
Pēc iesnieguma saņemšanas Darba devējs identificēs Kandidātu, proti, pārliecināsies, ka Kandidāts ir tā pati persona, par kuru uzdodas un kura ir iesniegusi iesniegumu, un sniegs Kandidātam atbildi uz konkrēto iesniegumu viena mēneša laikā.
Kandidātam ir visas tiesības, ko garantē Vispārīgā datu aizsardzības regula, piemēram:
- tiesības piekļūt saviem personas datiem un saņemt informāciju par to apstrādi;
- tiesības pieprasīt izlabot nepareizus, neprecīzus vai nepilnīgus personas datus, ierobežot to apstrādi;
- tiesības pieprasīt datu dzēšanu;
- tiesības uz datu pārnesamību;
- tiesības iesniegt sūdzību datu aizsardzības iestādēs (Latvijā – Datu valsts inspekcijā (https://www.dvi.gov.lv/en/contacts-authority); Lietuvā – Valsts datu aizsardzības inspekcijā (https://vdai.lrv.lt/en/); Igaunijā – Datu aizsardzības inspekcijā (https://www.aki.ee/en);
- tiesības atsaukt piekrišanu. Kandidātam ir tiesības atsaukt piekrišanu savu personas datu apstrādei, ja pamats personas datu apstrādei ir piekrišana. Piekrišanas atsaukšanai Kandidāts izmantos šajā Politikā noradīto Darba devēja kontaktinformāciju. Ja Kandidāts atsauc piekrišanu savu personas datu apstrādei, kas nepieciešama, lai izvērtētu Kandidāta atbilstību izsludinātās vakances prasībām un Darba devēja darbā pieņemšanas kritērijiem, tad tas var ietekmēt Kandidāta novērtēšanas rezultātus, un Darba devējs nebūs atbildīgs par šādām sekām.
Ja vēlaties iepazīties ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas tekstu, tas ir pieejams tiešsaistē šeit: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
Darba devējam ir tiesības veikt papildinājumus šajā Politikā, publiskojot tās aktuālo versiju savā interneta mājaslapā.